Pięć kroków zarządzania tokiem pracy

1. Gromadzenie

Zgromadź wszystko, co zaprząta twoją uwagę.

Uchwyć wszystko co zaprząta twoją uwagę i zgromadź w rynience na dokumenty, notatniku, dyktafonie lub dowolnym innym inboxie. Rzeczy duże i małe, zawodowe i prywatne, wszystkie sprawy do załatwienia, projekty, wszystko co wymaga dokończenia lub czym trzeba się zająć.

2. Analizowanie

Określ jakie działania należy podjąć.

Weź każdą zgromadzoną sprawę i zadaj sobie pytanie: Czy to wymaga działania? Jeżeli nie – to usuń to, inkubuj lub zarchiwizuj jako materiał referencyjny. Jeżeli tak – zdecyduj jak będzie wyglądało najbliższe działanie. Jeżeli zajmie Ci to mniej niż dwie minuty – zrób to od razu. Jeżeli nie, deleguj – jeżeli masz taką możliwość lub umieść na liście do wykonania, gdy tylko będziesz mógł.

3. Porządkowanie

Umieść notatki przypominające w odpowiednich miejscach.

Umieść notatki przypominające od działaniach na odpowiednich listach. Utwórz na przykład listy odpowiadające kategoriom – rozmowy telefoniczne do wykonania, e-maile do wysłania, zakupy do zrobienia.

4. Przegląd

Regularnie przeglądaj.

Przeglądaj swoje listy tak często jak to konieczne abyś mógł określić czym zająć się w pierwszej kolejności. Rób przegląd tygodniowy, aby posprzątać, zaktualizować swoje listy i oczyścić umysł.

5. Działanie

Podjemij decyzję, w co się zaangażujesz.

Wykorzystaj swój system tak, abyś podejmował działanie z pewnością, że jest ono najbardziej odpowiednie w danym momencie.